หนังสือรับรองเงินเดือน คือ เอกสารที่ทางบริษัทหรือองค์กร ออกให้พนักงานเพื่อใช้ยืนยันการทำงาน ว่าพนักงานมีเงินเดือนเท่าไหร่ ทำงานตำแหน่งอะไร ทำงานมาแล้วกี่ปี สำหรับข้อมูลที่ระบุในหนังสือรับรองเงินเดือน ประกอบด้วย
- ชื่อ-นามสกุล
- ชื่อบริษัท
- ตำแหน่งงาน
- วันที่เริ่มทำงาน
- อัตราเงินเดือน
- ลงชื่อผู้มีอำนาจในการออกหนังสือรับรองเงินเดือน
- ตราประทับของบริษัท
ตัวอย่างหนังสือรับรองเงินเดือน
หนังสือรับรองเงินเดือนขอที่ไหน ทำอะไรได้บ้าง
พนักงานสามารถขอหนังสือรับรองเงินเดือนจากฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) โดยแจ้งจุดประสงค์ที่จะนำไปใช้ให้ชัดเจน ส่วนใหญ่จะนำไปทำธุรกรรมกับธนาคารหรือหน่วยงานราชการ เช่น สมัครบัตรเครดิต ขอสินเชื่อ ขอวีซ่า นอกจากนี้ยังใช้เป็นหลักฐานประกอบการสมัครงาน กรณีที่ทางบริษัทต้องการหลักฐานยืนยันข้อมูลเงินเดือนหรือยืนยันว่าผู้สมัครงานเคยทำงานกับบริษัทนี้จริง
หนังสือรับรองเงินเดือนต่างจากสลิปเงินเดือนอย่างไร
หนังสือรับรองเงินเดือน จะเป็นเอกสารที่ทางบริษัทออกให้เพื่อใช้ยืนยันการทำงานของพนักงาน เป็นการสรุปข้อมูลภาพรวม ว่าทำงานตำแหน่งอะไร ทำงานมาแล้วกี่ปี ได้รับเงินเดือนเท่าไหร่ แต่ไม่ได้แจกแจงรายละเอียด
สลิปเงินเดือน คือ เอกสารที่แสดงรายได้สุทธิของพนักงานที่ได้รับในแต่ละเดือน บางบริษัทให้แบบกระดาษคาร์บอน บางบริษัทให้แบบอิเล็กทรอนิกส์ทางอีเมล สำหรับข้อมูลที่ระบุในสลิปเงินเดือนประกอบด้วย เงินเดือน ค่าคอมมิชชัน ค่าล่วงเวลา (OT) รวมถึงค่าใช้จ่ายรายการอื่นๆ ที่ถูกหักออกไป เช่น ค่าประกันสังคม ค่าหักภาษี ณ ที่จ่าย ค่ากองทุนสำรองเลี้ยงชีพ เป็นต้น
ข้อควรระวังในการนำไปใช้
ควรสอบถามกับทางธนาคารหรือหน่วยงานที่ขอหนังสือรับรองเงินเดือนทุกครั้ง ว่าเอกสารที่ต้องการเป็นภาษาไทยหรือภาษาอังกฤษ อายุของเอกสารที่ออกต้องใช้ภายในกี่วัน เช่น
- หนังสือรับรองเงินเดือน สำหรับติดต่อหน่วยงานราชการ : อายุไม่เกิน 90 วัน
- หนังสือรับรองเงินเดือน สำหรับติดต่อธนาคาร : อายุไม่เกิน 30 วัน
- หนังสือรับรองเงินเดือน สำหรับยื่นขอวีซ่า : อายุไม่เกิน 30 วัน
หมายเหตุ : แต่ละธุรกรรมอาจมีเงื่อนไขกำหนดอายุแตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับว่าเราต้องการนำไปใช้ในวัตถุประสงค์ใด
นอกจากนี้ควรให้ความสำคัญกับการเก็บรักษา โดยยื่นขอและรับเอกสารกับทางฝ่ายทรัพยากรบุคคลของบริษัทด้วยตัวเอง รวมถึงเก็บรักษาเอกสารอย่างมิดชิด ป้องกันไม่ให้คนอื่นนำไปใช้โดยไม่ได้รับอนุญาต
ขอขอบคุณข้อมูลและภาพประกอบจาก
